Bước ngoặt từ môi trường giảng đường bước vào không gian doanh nghiệp đòi hỏi các nhân sự trẻ phải ngay lập tức thích nghi với những quy chuẩn giao tiếp mới. Trong đó, thư điện tử (Email) không đơn thuần là một công cụ trao đổi thông tin, mà còn là bản lề định hình tác phong chuyên nghiệp của bạn trong mắt cấp trên và đối tác. Việc xóa bỏ thói quen giao tiếp chuỗi ngắn như trên các ứng dụng nhắn tin tức thời là ưu tiên hàng đầu.
Ấn tượng đầu tiên của một email hoàn toàn phụ thuộc vào dòng tiêu đề (Subject). Trong một hòm thư luôn trong tình trạng quá tải của các nhà quản lý, một email không có tiêu đề hoặc tiêu đề chung chung chắc chắn sẽ bị bỏ qua. Để đảm bảo tỷ lệ phản hồi, tiêu đề cần được đóng khung rõ ràng theo công thức chuẩn:
[Tên Dự Án/Phòng Ban] - [Mục đích chính] - [Tên người gửi]
Khi bước vào phần nội dung, quy tắc "Kim tự tháp ngược" là kim chỉ nam cho mọi luồng giao tiếp. Các nhà quản lý luôn trân trọng sự súc tích. Sau lời chào trang trọng, hãy đi thẳng vào vấn đề cốt lõi ở ngay đoạn đầu tiên thay vì rào đón dài dòng. Tiếp theo, trình bày các dữ kiện, lý do hoặc báo cáo tiến độ một cách rành mạch. Cuối cùng, không bao giờ kết thúc một email ở dạng "mở". Hãy luôn đính kèm một lời kêu gọi hành động rõ ràng, chẳng hạn như thời hạn bạn cần sự phê duyệt hoặc thời điểm bạn kỳ vọng nhận được phản hồi.
Cuối cùng, một chữ ký số (Email Signature) được thiết kế chuẩn mực bao gồm họ tên, chức danh, bộ phận công tác và thông tin liên hệ chính là tấm danh thiếp điện tử hoàn hảo, khép lại một luồng giao tiếp trọn vẹn và đẳng cấp.